Facebook pixel

Lehet, hogy furcsán hangzik, de az e-mail menedzsmentnek fontos részét kellene képeznie a mindennapjainknak. Sok időt nyerhetünk vele, ami kincset ér.

Ha rákeresünk az e-maillel kapcsolatos kutatásokra, kismillió ijesztő statisztikát olvashatunk arról, hogy naponta akár több tucatnyi, rosszabb esetben több száz felesleges e-mailünk érkezik, amelyek olvasása jelentős mértékben rontja a hatékonyságunkat és fókuszunkat. Erre ad megoldást az úgynevezett Zero Inbox módszer, ami a mai napig tán a legismertebb metódus arra, hogy valamelyest kordában tarthassuk a levelezésünket.

Miért is jó?

  1. Elsősorban azért, mert segít mederbe terelni az e-mailjeidet, azaz minden egyes leveled sorra kerül és kezelve lesz, valamint a helyére kerül abban az értelemben, hogy van vele teendő vagy sem.
  2. Másodsorban a használatával megvédheted az idődet, a hatékonyságodat és a fókuszodat, ezáltal pedig lényegesen csökken a napi stressz mértéke.

Maga a módszer néhány nagyon egyszerű elvre épül. Az első és legfontosabb az, hogy a levelező kliensünk nem arra való, hogy egész nap nyitva legyen és ontsa magából a leveleket. Az emberi természet ugyanis olyan, hogy az újdonságra ugrik, a beeső e-mail ezért egy állandó megszakítás, ami lehetetlenné teszi az elmélyült munkát. Éppen ezért a levelező programot csak akkor nyitjuk meg, ha konkrétan az e-mailjeinkkel akarunk dolgozni, egyébként be van csukva, az értesítések le vannak némítva.

Természetesen a levelezésünkre időt kell szánni, erre azonban dedikált idősávokat szabunk. Ezeket az idősávokat kommunikálni lehet a környezetünk felé, akár aláírásban is tájékoztatni a kollégákat, partnereket arról, hogy mely időpontokban számíthatnak arra, hogy olvassuk a levelüket és válaszolunk is rá. Sok helyen ez a módszer már a vállalati kultúra része, és nagy hatékonysággal működik a fókuszált munkaidő megvédésében.

Nem jó módszer, ha az új leveleket átfutod azzal, hogy majd később foglalkozol velük. Törekedj arra, hogy egy levelet csak egyszer nyiss meg, ekkor hozz róla azonnal döntést. Ezzel egyetemben használd a technológiát, s ismerd meg a levelezőprogramod. Tehát tudd, hogy hol lehet kikapcsolni az értesítéseket, hogyan lehet szűrőkkel leválogatni a leveleket, hogyan lehet időzített választ küldeni. Ha gyakran kell hasonló leveleket írnod, készíts sablonválaszokat.

Pro tipp:

A sokkoló mennyiségű e-mailhez erősen hozzájárul a megszámlálhatatlan hírlevél is, amelyekre ilyen-olyan okokból feliratkoztunk/felkerültünk. Jó trükk lehet az is, ha külön e-mailcímet használsz a hírleveleknek, és csak akkor nyitod meg, amikor tudsz rájuk időt fordítani.Connect Now

 

 

Miell Group honlapjai:

MULTI PARTNER SOLUTION

https://miellquality.hu/index.php

Főoldal

Főoldal –

Kezdőlap

https://botiteamkft.hu/